会议既是与会者互通信息、协调关系的场所,又是上司部署工作、展示决策意图的手段,也是发动大家、鼓舞士气、调动大家积极性的方法。会议的效果与诸多因素有关,但就主持会议的人而言,其语言表达的技能是至关重要的。

  ●开场精彩

  会议的开场白要陈述的内容,包括会议的主题、目的、意义、议程和开法,其语言要简明扼要、条理清晰,语调与表情都要与会议气氛一致。

  一个好的开场,有利于吸引与会者的注意力,增强他们对该会议的兴趣。好的开场白有三条:一是直入点题,提纲挈领、要言不烦地把会议的内容主题讲明白;二是借题发挥,调动全场情绪,使与会者亢奋起来,造成适宜会议进行的气氛;三是出口成章,富于启示性和诱导性,引导全场迅速进入境界。要尽力避免那种陈旧死板、千篇一律的格式。如:“现在开会了,请×××同志作报告,大家欢迎……”“××晚会现在开始,第一个节目……”要根据会议的实际,或说内容,或讲形式,或道特点,或提要求,或谈历史上的今天,或讲别处的此时此刻,总之因境制宜,灵活设计。另外还要尽量来点幽默话语,让听众发出会心的微笑。

  ●用好连接语

  主持一个会议,一般都要在中间搭桥接榫、过渡照应,把整个会议连缀成一个有机的整体。这个连接过程也是会议主持者发挥自身机智和口才的过程,它将显示主持者的组织能力和概括能力。

  有人主持“我是一名共产主义战士”的演讲,其中第一位讲了《人与共产党人》,第二位讲了《要有艰苦奋斗的创业精神》。他在这两篇演讲之间说:“共产党人是人,但又不等于一般的人,共产党人要无私无畏,要经得起风吹浪打,这就离不开艰苦奋斗。下面请听××同志演讲。”短短几句话,使两篇演讲连接无痕,毫无造作之感。

  主持人所用连接语不外乎承上启下:肯定前面的,画龙点睛;呼出后面的,渲染蓄势。两者都很重要,应更重视后者。但在会议主持中,用还是不用,话长还是话短,应看具体情况。若需用连接语,既可顺带,也可反推;可以借言,也可直说;可以设疑,也可问答,总之,不要弄成“主持八股”,应以别开生面、恰到好处为原则。

  ●巧妙打破沉默

  在主持会议的过程中,主持人经常会遇到无人发言或某一部分人毫无反应的现象。这种沉默的现象不利于会议的充分展开,不利于实现预期的目的。造成会议上人们沉默的原因多种多样。原因不同,对策也就不同。下面是一些针对不同沉默原因而采取的相应措施:

  1.胆小害羞型

  这类人往往年轻、社会见识少,参加的会议也不多,多半不习惯或害怕在人数众多的场合发表自己的见解、观点。会议主持人要主动鼓励他们发言,可以进行主动的提问,并告诉他们说错也没有关系。而当他们在发言时,主持人应表现出对其发言的兴趣,同时也要对他们发言中合理性的方面加以肯定。

  2.人单势薄型

  这类人往往与大多数人有着不同的看法,害怕说出自己的看法后遭人嘲笑而保持沉默。这类人的思路往往与众不同,主持人要善于主动接近,鼓励他们畅所欲言,敢于发表自己不同的看法,力求创造出宽松、自由讨论的会场气氛。

  3.清高闭守型

  这类与会者往往自有一套自己的见解,他们阅历较深,处世比较严谨,一方面想表现自己,另一方面又摆出一副清高不凡的架子,而且其中有些人抱有言多必失的顾虑。主持人对待这类人,要善于点拨,多给他们一些体现和尊重。

  4.事不关己型

  这类与会者往往对会议缺乏热情、兴趣,不愿过多投入,认为议题与己无关或认为不重要,讨论、决议是会议主持者自己的事情。对于这类人,主持人应积极创造民主、活泼的会议气氛,去感染带动这些人参与,或主动与他们接近,征询他们对问题的看法,久而久之,也就能改变他们这种不配合的态度。

  5.敌对情绪型

  这类与会者要么反对议题,要么对主持人有意见。主持人应不计较个人恩怨,对他们友好团结,可向他们采取主动发问的方式,并对他们的发言持重视的态度。

  6.议题不明型

  有时候,当与会者对议题不明白、不理解而表现出沉默时,主持人应再作陈述、改变阐述的角度,也可以采取打比方、举例的方式,让与会者明白和理解。

  7.羞于开头型

  有时候,与会者不善于第一个发言而出现冷场。这时主持人可用幽默风趣的话语打开与会者的话题,也可让性格外向、胆子较大的同志先开口发言,进而带动大家发言的积极性。对于比较庄重严肃的会议,在需要讨论时,主持人也可适当调节与会者的紧张情绪。如果是对一些不良行为、不正确的言论进行议论,涉及某些人的具体利益,主持人应带头发言,做出明确的表态,为他人发言作好铺垫。

  ●防止会议离题

  在会议活动中,常会出现一些发言者不着边际、没完没了的发言。对于这种情况,主持人出于对发言者的尊重,一般不应当面直说,而应寻找机会做出巧妙的暗示。如就他发言中提出的某个问题或某一句话,因势利导,并对他的发言作一定的肯定。对一些与议题关系不密切的问题,主持人可以通过表示留到以后有时间再作讨论而加以委婉的中止,并有意识地重新强调会议的议题。

  有些会议,需要与会者事先准备,查阅相关的材料,列出发言的大致纲要来。

  美国一家公司的经理曾采取这样的对策来防止出现偏题发言。这位经理创造了一种他自己称为“打腹稿”的会议主持技巧:在会议提出一个重大问题或主要问题之后,随即他便要求与会者进行沉默思考,会议室处于安静之中,然后到一定时间大家才开始发言。

  ●制止无谓争辩

  在对某个问题进行讨论时,由于与会者的学识、素养、阅历、社会经验不同,看问题的角度也就不同,因而解决问题的方案也不同。与会者往往会各持己见,据理力争。这是会议深入讨论的表现,是好现象。但在观点已经趋向集中、明确时,主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题,主持人就应伺机加以阻止,或说时间有限,暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接的制止。在遇到较为激烈的争辩时,主持人要随时注意有的争辩者会感情用事,进行影射、讥讽、旧事重提,在这时会议主持者应及时正面加以提醒、规劝,以免矛盾激化,引起争吵、冲突。如果已经发生争吵,主持者应从会议的组织性、纪律性出发,直接加以制止;对恶语伤人者,必要时进行严肃的批评,以平衡与会者的公正心理。

  ●控制会议进程

  会议进程控制是一项重要的管理艺术,它需要依照会议规则进行,同时又要根据不断变化的情况,灵活采用各种措施和方法,有针对性地调整各种关系,解决各种随机性问题。为此,它又需要从事控制活动的人,特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几种方法。

  1.会议召开之前,主持人需认真研读有关文件材料,了解议题和议程,了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

  2.主持人必须严格守时,明确会议开始和结束的时间,准时开会和散会。

  3.主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论,不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见,更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己,不要以与众不同的姿态和语调讲话,忌各种语病。批评要有建设性,应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

  4.在组织讨论时,应规定讨论与不讨论的界限,给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向,并注意其方式,不能因此而挫伤与会者的发言积极性。

  5.应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析,正确集中大家的意见。用简明的语言说明讨论的要点和有关发言人发言的要点。

  6.当时机成熟时,应适时终止讨论或辩论,及时确认结论形成决议,一个议题结束后应立即转换议题,以免延误时间或节外生枝。

  7.多议题会议的议题安排次序应科学合理,一般情况下,需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。

  8.会议较长时,应安排暂短的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮,特别是某一问题或其中一个方面的讨论尚未结束时。

  9.应以各种方法和措施,避免或减少与会者中途退席,特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。

  10.除非必要,一般不宜随意变更议程。

  11.主持者应声音洪亮、举止得体,有一定感染力,忌多余的动作(玩文具、搔头、抖腿等),忌语无伦次、缺乏自信。

  12.当会场出现混乱时,应保持镇静,及时采取措施结束混乱状态。

  13.注意创造与会议性质相适应的会议气氛,科学安排会议中的高潮与低潮,及时分发会议文件材料,监督工作人员及时认真地做好会议记录。

  ●引导会议讨论

  主持人在引导会议讨论时应有较高的认识水平以及良好的思维能力。在会议上,要善于提问、积极引导,能够从不同角度、不同层面上发现问题和提出问题,进行辩证式思维、逆向思维、发散性思维,对问题的看法不仅能从质上去认识,而且还能从量上进行分析、界定。引导会议讨论的方法较多是采用发问,另外,如有必要可以进行分组讨论,每组指定1名小组长,到时集中小组的意见,由代表们代表小组进行发言。

  美国管理学家卡尔森认为,主持会议讨论的技巧主要有以下几点:

  1.为议事活动选择好恰当的题目,使与会者对要讨论的题目发生兴趣,有在众人面前表现自己的意见和观点的欲望。

  2.布置好开会的场所,使每一个前来参加会议的人感到自在,不致因环境和座位不舒服而分散精力或产生焦躁情绪。

  3.作为会议主持人的职责是推动会议的讨论,但要避免亲自解答与会者的问题,以便所有参加讨论的人都能积极思考并参与。

  4.使大家的注意力集中在有价值的议题上,引导会议在尽可能短的时间内达到最终的一致意见,但又不使参加会议的人感到会议主持人是在强迫他们。

  5.掌握和安排好时间,限定每次发言的时间,掌握好会议讨论的范围,随时警惕有人随意说出的一两句话将议题拉出会议讨论的范围之外。

  6.为会议做出全面的总结、记录或报告,并贯彻执行,保证会议所确定的事项得以实现。

  ●灵活驾驭,提高会议效果

  主持一个会议,重要的是引导与会者充分发表意见,积极参加讨论。怎样使与会者愿意说话,并且说得透彻、畅达?怎样提高会议效果?这就需要主持人灵活驾驭。

  1.指名法

  主持人讲完开场白,让大家发言。开始时容易出现冷场,主持人可适当指名:“老张,您对这个问题很有研究,今天一定有好主意,先讲讲吧!”“老王,您大概早就考虑好发言内容了,大家就等着听您的高见哩!怎么样?您带个头吧!”万事开头难,有人带了头,下面就会有人跟着讲。

  2.激将法

  好马也要扬鞭,强将还需激励。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人,促使他们及时发言。例如可以说:“老黄,您今天一言不发,看来是想‘金杯漱口’了!”旁边很可能有人接口:“老黄向来能说会道,今天怎么会甘拜下风呢?”这样一激,老黄还能不一吐宏论吗?

  3.点拨法

  当人们对某个问题还似明非明时,常常难于发表看法。此时,主持人应抓住关键,适当点拨,与会者便会顿开茅塞、话如泉涌了。例如,可以说:“这个问题正面一时看不清,假如反过来看呢?从它究竟有多少弊端的角度看,是否应下决心解决呢?”

  4.复述法

  某人的发言十分精辟,主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论,可复述他发言的要点。如:“老郑认为,我校提高教学质量的关键,不在于严格考勤、考试上,而在于联系实际改进教学方法,说得很有道理。大家对此议论一下吧!”老郑听了非常高兴,大家讨论也有了方向,会议就会深入一步。

  5.比较法

  讨论会进行到一半,几种意见已经摆出,主持人便可简要归纳,引导大家从比较中判定优劣,从而顺理成章形成结论。例如,可以说:“对第四季度的工作安排,现在有三种方案:一是……二是……三是……大家可以比较一下,选定一种最佳方案。”

  6.收束法

  讨论会上,有时可能出现离题现象,一些人天南海北,把话题越扯越远。此时,主持人要及时收束,使其回到本题。运用收束法时,应注意不挫伤发言者的积极性。主持人要十分自然地收束圆场。例如,可以说:“老陈等同志说到的问题,确实是存在的,他们的看法也很有价值,今后可专门为此开讨论会。不过,今天的中心议题是如何制定超产奖金的发放规定,大家应集中对这个问题思考议论一番。”

  7.谐趣法

  会上大家争论过于激烈,发言者嗓音越来越大,调门越来越高时,主持人要用幽默的语言、诙谐风趣的插话,及时为之“降温”,使双方都冷静地分析对方的意见,达到求同存异。例如,可以说:“大家别激动!听说高分贝的声音会把耳鼓膜震破,为了不让我们都变成聋子,我建议大家发言时把嗓音降低20分贝好吗?”几句话引得哄堂大笑,会场上的气氛也得到了调节。

  8.过渡法

  用适当的连接词,把会议的一项内容过渡到另一项内容。例如可以说:“既然大家都认为搞联营是使我厂发展壮大的必由之路,那么,和哪些地区、哪些单位搞联营呢?请大家提供一些确切的信息。”这样承上启下的过渡,也能把讨论的内容引向深入。

  9.劝说法

  讨论会上,有人针对不同意见者言辞尖刻,刺伤了他人;有人则发言过多,垄断了会场。此时,主持人要以委婉的言词,作适当的劝说。如:“小李的发言也是一得之见,从正面理解,有其合理的部分,不应过多指责。再说,言者无罪!人人都可以讲话嘛!”“讨论会要各抒己见,让大家都发言,小蔡说了好几次了,算是一家之言。到会一二十人,就是一二十家,最好是百家争鸣。还有十多家没发言,请你们都说说吧!”
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